Los avances tecnológicos son cada vez más sorprendentes, hoy en día puedes encontrar un software para cada necesidad, en especial para las empresas que requieren de programas para facilitar el trabajo de manejar tanta información entre departamentos.
El principal problema que presentan las empresas es la duplicidad de información, la comunicación oportuna, la falta de integración, entre otros. Partiendo de estos surgieron software que se integran a la perfección en los procesos internos de las empresas.
Uno de estos son los programas ERP, software que permiten integrar todos los departamentos y la información que manejan en una sola base de datos. Estos se han convertido en una necesidad, en especial para las grandes empresas.
Qué es un ERP
Un ERP es un software de planificación de recursos empresariales, por sus siglas en inglés. Se trata de un programa que integra las bases de datos de cada uno de los departamentos de una empresa en una sola, obteniendo grandes ventajas operacionales y estratégicas.
Veámoslo con un ejemplo. Las empresas cuentan con diversos departamentos con procesos, actividades y operaciones distintas. El departamento de recursos humanos cuenta con un software de control horario de empleados, el cual calcula las horas extras y pagos.
El departamento de administración y contabilidad hace uso de un software para el control de pagos, gastos y cobros. Por otro lado, el departamento de operaciones cuenta con otro programa para controlar sus actividades, solicitar compras de repuestos e inventario.
Cada uno de estos programas por separado funcionan a la medida de cada departamento, pero no se integran entre sí, retrasando las solicitudes por parte de operaciones, demorando los pagos al no tener el balance del software rrhh y desorganizando el departamento de administración y contabilidad.
Un ERP permite integrar cada uno de estos software en una sola base de datos, de esta forma las solicitudes e información de cada departamento serán compartidas con las áreas que sean pertinentes, manteniendo una comunicación fluida e inmediata.
Ventajas de los software ERP
Las ventajas que aportan a las medianas y grandes empresas es tal, que se han convertido en una herramienta indispensable para la gestión de negocios.
Integración entre departamentos
Esta es la principal ventaja de estos software. Partiendo del ejemplo anterior, cuando el departamento de operaciones realiza una solicitud para adquirir inventario bajo de stock, esta debe seguir ciertos pasos para su aprobación.
Partiendo de la solicitud, esta debe ser aprobada por el supervisor inmediato, pudiendo llegar a la gerencia de costes, para luego ser llevada al departamento de compras para la gestión con los proveedores y luego a contabilidad para el pago del mismo.
Este proceso es conocido en todo momento por el departamento de operaciones, quien inició la solicitud, de esta forma sabrá el estado actual de la misma.
Comunicación fluida
Los procesos y solicitudes internos son transmitidos a través del mismo software, permitiendo mantener una comunicación sobre los avances y estado de cada una. Además, cuentan con chats y la integración con plataformas de correo para facilitar aún más esta tarea.
Disminución en los tiempos de ejecución de procesos internos
Al mantener un flujo de comunicación constante y eficiente, aumenta la eficiencia de los procesos internos que involucran varios departamentos, esto sin la necesidad de tener que movilizarse o mediar entre estos.
Favorece la toma de decisiones
Estos software integran en su plantilla de funciones la opción de imprimir resúmenes respecto a las gestiones. Estos aportan información importante sobre el estado actual de la empresa, tiempos de ejecución de actividades, flujo de capital, cuentas por cobrar, pérdidas, entre otros.
Cada uno de estos factores son de gran importancia al momento de tomar medidas estratégicas para la mejora de los procesos y el futuro de la empresa.
Disminución de errores
Los ERP son programas altamente calificados, diseñados bajo estrictos estándares de funcionamiento, de manera que la información que manejan es fiable y verídica, además de oportuna, pudiendo saber el estado actual de la empresa en cualquier momento.
Mejora la planeación de procesos de actividades
Permiten programar los procesos y actividades dentro de este, pudiendo visualizar de manera gráfica los detalles, tiempos y espacios disponibles.
Esto es especialmente útil para el departamento de recursos humanos, quien debe velar por el cumplimiento de las vacaciones de los empleados y a su vez, que la empresa cuente con el personal necesario para la ejecución de sus actividades.
Integran al personal de la empresa
Una de las ventajas más comentadas es la posibilidad de integrar al personal que labora dentro de la empresa. Los software ERP cuentan con apartados que permiten a los usuarios realizar consultas, solicitudes y saber el estado actual de las mismas.
Por ejemplo, un empleado puede solicitar un permiso para faltar al trabajo con antelación a través de la plataforma, pudiendo consultar el estado de la misma al momento de ser aprobada o rechazada.
Software ERP en la nube
Estos software tuvieron sus inicios en los años 60, desde entonces no han parado de innovar en sus funciones y ventajas. Sin embargo, hasta hace poco existía un punto que dificultaba su implementación: la infraestructura que se requiere.
Por lo general se instalan en un servidor local, teniendo un módulo cliente para los usuarios, quienes deben tener conexión al servidor desde su ordenador para poder dar uso al mismo.
Esto ha cambiado, hoy en día existen software ERP Cloud o en la nube. No es necesario contar con un equipamiento especial dentro de un centro de datos, tan solo tener conexión a internet.
Este avance ha traído consigo muchas ventajas para las empresas, quienes ya no deben invertir en la adquisición de hardware y mano de obra calificada para el control y mantenimiento del mismo, además de los gastos operativos.
Incluso se pueden encontrar en el mercado versiones con un coste mensual o anual, disminuyendo el importe inicial a invertir para la adquisición del software. Esto ha permitido a las medianas empresas optar por estos software para su funcionamiento.
