En 1 TB de almacenamiento en la nube pueden almacenarse alrededor de 6,5 millones de páginas de documentos, haciendo que parezcan absurdas las 5.000 páginas que caben en un cajón de archivo vertical. Atendiendo a ello, un archivo digital es la solución.
Sin embargo, al digitalizar el archivo corremos el riesgo de perder documentos o que los integrantes del equipo de trabajo, pasen horas tratando de encontrar los archivos. Es ahí donde aparece el concepto de gestor documental, la herramienta indicada para organizar nuestro almacenamiento digital.
¿Por qué usar un gestor documental?
En líneas generales, el gestor documental es la herramienta diseñada para almacenar, intercambiar y realizar seguimientos a la documentación, reduciendo y simplificando el tiempo de búsqueda al brindar acceso inmediato; un sistema informático que almacena, gestiona y permite el seguimiento de documentos electrónicos.
En conformidad con las directrices y estructura de la empresa, un gestor documental es la solución eficiente de documentos basada en la nube, no solo del contenido presente en los equipos de las oficinas, sino aquellos que se encuentran fuera del país.
Ventajas de utilizar un gestor documental
La principal ventaja de un gestor documental es la posibilidad de estructurar y agilizar el flujo de trabajo documental de la empresa, ahorrando espacio, papel y mano de obra respecto a las soluciones tradicionales. Pero esa es apenas la primera parte, su elección además supone:
- Disponibilidad de todos los documentos en un único espacio de almacenamiento.
- Menor riesgo de pérdida de archivos o el envío de uno incorrecto.
- Seguridad garantizada.
- Posibilidad de consultar archivos desde diferentes dispositivos sin distingo de la ubicación.
- Simplicidad en los procesos.
- Acceso simultáneo a múltiples usuarios a un mismo documento.
- Facilidad de colaboración.
Tipos de documentación que almacena un gestor documental
Entre los aspectos que definen al gestor documental se encuentra el de ajustarse a las necesidades de la empresa u organización, ampliando las posibilidades.
En líneas generales, los principales documentos a gestionar son los vinculados al departamento de Recursos Humanos básicos, que incluyan los empleados y administradores:
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- Justificantes: en la categoría se incluyen cada uno de los justificantes médicos, ausencias y bajas laborales del personal que hace vida en la empresa.
- Documentos laborales: aquí son almacenados los archivos vinculados a la documentación laboral del empleado, tales como anexos, contratos laborales, documentación personal y certificados.
- Nóminas: es la parte del gestor en la que se importan las nóminas mensuales del personal de forma masiva, teniendo como objetivo, que cualquier empleado tenga acceso en el momento que lo desee.
- Tickets: engloba además de los tickets, facturas, recibos y cualquier clase de importes vinculados a la actividad laboral del personal, incluyendo comidas, viajes y formaciones.
¿Cómo funcionan los gestores documentales?
Esta es otra ventaja de estos sistemas informativos, su funcionamiento es bastante simple e intuitivo, facilitando el uso incluso para quienes no tenemos experiencia. Sin distingo del tipo de documentación, los pasos a seguir se resumen en:
- Localizar en el menú principal del panel de administrador la sección Documentos.
- Escoger en la pestaña desplegada entre las opciones Personalizadas y Generales.
- Arrastrar el documento hacia la pestaña elegida o pinchar sobre el botón Cargar documentos. Así de simple y rápido.
Por lo general, en la categoría “Personalizadas” espera la posibilidad de crear y compartir nuevas carpetas, mientras que en “Generales” son almacenados los documentos en las carpetas existentes, entre ellas, documentos laborales, nóminas y justificantes.
Procesos involucrados en la gestión de documentos
Más que el tipo de documentación que puede gestionarse con estos programas, conviene prestar atención a los procesos que supone elegir su uso como parte de la estrategia de digitalización dentro de cualquier empresa u organización.
Organizar la estructura de carpetas
Indistintamente que se trate de documentos digitales o impresos, un gestor documental persigue ayudar en la organización de la estructura de carpetas teniendo como premisa simplificar las tareas.
Que todos los integrantes del equipo tengan la posibilidad de almacenar los archivos de forma fácil y rápida es una de las ventajas evidentes que reviste una estructura de carpetas sencilla e intuitiva, sin apartar el acceso a cualquier documentación almacenada por otros compañeros.
Carga de documentos
Pese al nivel de digitalización alcanzado, las empresas u organizaciones también tienen en su haber documentos en papel; los mejores gestores documentales facilitan la carga de archivos mediante diferentes métodos más allá de los emails y apps móviles, siendo el escáner el más común de todos.
Indexación de documentos
Aunque en menor medida respecto a un sistema de archivo físico, la digitalización de documentos es igualmente vulnerable al extravío de documentos, o mejor dicho a la dificultad de rastreo y localización luego de un determinado periodo de tiempo.
Respondiendo a la dificultad, un gestor documental ofrece la oportunidad de indexar los archivos, proceso que básicamente consiste en el uso de etiquetas para identificar y encontrar los documentos.
De hecho, los mejores software integran una potente función de búsqueda que permite aprovechar al máximo el sistema de indexación no solo simplificando el proceso de encontrar los archivos, sino ofreciendo una amplia variedad de opciones de búsqueda personalizables.
Automatización del flujo de trabajo
Manejar una plantilla de miles de empleados no es tarea sencilla, y peor aún, si se hace de forma manual. La automatización del flujo de trabajo reduce sustancialmente la cantidad de horas invertidas en el proceso, facilitando el establecimiento de reglas acerca de cómo dar formato y almacenar la nueva documentación.
Seguridad de los documentos
Esta es la mejor parte, el gestor de documentos integra funciones de seguridad adaptadas al nivel que demanda la empresa u organización, entendiendo que los estándares no son iguales para todos. Para muestra, debido a la información personal contenida, son los documentos jurídicos los que requieren mayor seguridad.
Es así que aun persiguiendo el mismo fin, los diferentes software varía en función del mercado al que se dirijan, teniendo requisitos, herramientas y funciones ajustadas al público, obligándonos a comparar opciones antes de tomar la decisión final y escoger la alternativa que más se adecúa a las necesidades.
